Levanta la mano si eres de los que sigue usando un excel para gestionar la base de datos de tu empresa.

Ay amigo, como ya te habrás dado cuenta, a pesar de que intentamos hacer las hojas de cálculo con mucho amor, al final resulta caótico, sobre todo si lo usáis varias personas.

Tu equipo de ventas quiere vender sin necesidad de tener que lidiar con plantillas caóticas, que tardan años en cargarse y de las que uno tiene miedo a que se borren datos. Necesitan automatizar las tareas para centrarse en cerrar más tratos y dedicar menos tiempo a introducir datos manualmente.

Se que a veces cuesta cambiar los métodos que se han utilizado, porque claro 'es lo que hemos hecho siempre'. Pero si a día de hoy sigues usando esto, te recomiendo un sistema CRM, te va a ayudar de manera increíble a mantener tu base de datos sin esfuerzo.

Si sigues leyendo, te he recopilado las funciones y utilidades básicas de un CRM, en concreto del software HubSpot CRM:

1| Gestiona el embudo de ventas con total visibilidad

Todo tu embudo estará actualizado en un panel visual bien definido.

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Puedes ordenar las transacciones cerradas y perdidas (por nombre, miembro del equipo, cantidad...), las citas programadas con tus clientes y los contratos enviados durante cualquier periodo de tiempo. Podrás comparar tus datos en todo momento con los objetivos de ventas que te hayas marcado y así ver cómo lo estáis haciendo.

2| Registra actividades de venta de manera automática

Tu equipo de ventas te va a adorar porque ya no van a tener que añadir los datos de los contactos de forma manual (una de las tareas más odiadas).

Cuando un contacto rellena cualquier formulario de tu página web (por ejemplo el que seguro tienes en el apartado 'contacto'), automáticamente se registran sus datos en tu CRM.

Una vez que tenemos sus datos, podemos iniciar una relación, por ejemplo con un email, y para ahorrar tiempo, se pueden crear plantillas de correo electrónico totalmente personalizadas. De esta forma tu equipo no tendrá que escribir un email a cada contacto una y otra vez. Eso no es todo, también se pueden hacer secuencias de correos, que sirven para enviar una serie de correos a un contacto según el cronograma que fijes.

Una vez establecida la relación, puedes monitorizar todas sus interacciones de forma automática. Para eso, tenemos que sincronizar nuestro email con Outlook o Gmail, y ya podremos recibir notificaciones acerca de cuando un contacto abre los correos que le enviamos o cuando descarga un archivo adjunto. De esta manera puedes dedicarle más esfuerzos cuando tu empresa es su primera opción.

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3| Consulta todos los datos de una oportunidad de venta en un único lugar

No es solo una ficha donde se registran los datos básicos como puede ser el nombre o puesto de trabajo.

Todos las interacciones se almacenan a través de una línea de tiempo bien organizada que incluye llamadas, correos electrónicos, reuniones y notas. Por lo que olvídate de revisar la bandeja de entrada de tu correo o tu hoja de cálculo para descubrir en que punto estáis de la relación.

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Lo idóneo es que sincronices esta herramienta con una plataforma de marketing automatizado, como HubSpot Marketing, para saber qué contenido ha leído y personalizar la relación aún más. Ambas herramientas son muy potentes por si solas, pero lo son más cuando trabajan juntas.

Ahora que ya conoces las principales funcionalidades de un sistema CRM, puedes seguir profundizando con esta guía gratuita: "Impulsa tus ventas con un CRM". Renuévate y aumenta la productividad de tu equipo, te lo agradecerán.