El secreto de la productividad reside en la organización, en aprovechar al máximo el día gestionando el tiempo de la manera más eficiente posible. Ser productivo es algo que no sólo aporta beneficios a tu empresa, sino que también resulta útil para ejecutivos, autónomos, empleados o simplemente para mejorar tu día a día personal.

Según un artículo publicado por el Washington Post, por cada 100 minutos que pasamos conectados a internet perdemos 29 en todo tipo de entretenimientos y 12 de sueño, dedicando tan sólo 27 a trabajar. La facilidad para derivar hacia la procrastinación es uno de los mayores problemas de internet e incluso para controlar estos momentos debemos planificar y pensar cómo los afrontamos.

Según David Allen, creador del método GTD (Getting Things Done), una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer, pudiendo concentrarse en las tareas a realizar.

Para evitar perder el tiempo y que tus sesiones de trabajo sean más efectivas (sabiendo que no te separas de tu smartphone), podemos convertir nuestro móvil en un asistente perfecto que nos ayude con la planificación y gestión de nuestras tareas, tiempos y proyectos. Por ello, aquí te dejamos 5 aplicaciones gratuitas que te ayudarán a mejorar tu productividad personal y la de tu empresa:

  1. Trello. Es un administrador de tareas con el que puedes hacer diferentes listas que luego podrás compartir con otros usuarios, lo que facilita la organización del trabajo personal y en equipo. Se basa en el método Kanban de listas de tareas y se adapta perfectamente al procedimiento GTD.  Entre otras funciones, Trello cuenta con un sistema de tableros y tarjetas con soporte para checklist, etiquetas, archivos adjuntos, calendario… Además puedes asignar a otro miembro del equipo la tarea a realizar, y cada tarjeta tiene un espacio en el que poder comentar en un chat. Es multiplataforma y está disponible tanto en versión web/escritorio como para smartphones en iOs y Android. Su punto fuerte es la flexibilidad para adaptarse a cualquier tipo de proceso, equipos, estructuras y temáticas, también su capacidad para integrarse con plataformas de automatización de acciones como Zapier o IFTTT. Por el contrario, su punto débil quizá es que no es una app específica sólo de tareas y le falte algo de usabilidad cuando el volumen de tarjetas es elevado.

  2. Wunderlist. Esta aplicación permite crear una estructura de listas según nuestras necesidades con avisos y recordatorios y colaboración de equipos. En cada lista podemos crear tareas en formato checklist que pueden contener notas. Es multiplataforma y tiene un interfaz sencillo que lo hace muy interesante para quienes buscan un gestor más simple. Podemos usarlo para implementar la metodología GTD o usarlo para cualquier otro fin personal.

  3. Todoist. Una app de tareas que además te motiva a realizar las tareas con un poco de gaming. El uso te aporta puntos de karma, que te permiten evaluar si estas cumpliendo tus metas y estas mejorando. Nos ayuda a gestionar las tareas mediante la creación de listas que llama “Proyectos”, y se pueden clasificar mediante Etiquetas. Su usabilidad es uno de los puntos fuertes, ya que tiene un diseño muy sencillo y orientado hacia la gestión y acciones con las tareas, dispone de una vista general con tres bandejas principales: (Entrada, Hoy y Próximos siete días) que permite de un vistazo categorizar, priorizar y hacer seguimiento de lo más inminente. Puedes registrarte con tu correo o con tu cuenta de Google, lo que lo hace más sencillo ya que se integra con el correo de Gmail pudiendo generar nuevas tareas desde los emails.

  4. Evernote. Esta app transforma todo lo que quieras en una nota, ya sea un recordatorio, una foto o una lista de proyectos pendientes. Evernote incluye un buscador que hace que las notas sean fáciles de encontrar, incluso aquellas con palabras escritas a mano. Como otras aplicaciones similares, la aplicación da la posibilidad de compartir con quien quieras y desde donde quieras. Es una de las más potentes y veteranas, se integra con muchísimas aplicaciones de terceros, incluso hay quien desarrolla funcionalidades especiales para aumentar el poder de Evernote. Para gestionar tareas con ella debemos establecer el uso que hacemos de las “libretas” y “etiquetas”, todas las funcionalidades de notas, recordatorios, etc.. la convierten en un gestor de tareas, pero su handicap es que no fue creada para este cometido, aunque el hecho de que casi cualquier cosa que veamos en nuestro navegador lo podamos incorporar, nos ayuda en la gestión de nuestros proyectos.

  5. Hightrack. Con sello español, es un gestor de tareas fruto de la experiencia y la gestión de tareas de metodología GTD. Se trata de un asistente virtual que te ayuda a concentrarte al máximo en tus tareas sin preocuparte de que alguna se te olvide. Tiene una interfaz sencilla, intuitiva y práctica con cuatro pestañas principales: Hoy (todas tus tareas y eventos del día), Próximo (muestra una línea temporal de los próximos cinco días), Concentración (para trabajar de acuerdo a criterios concretos) y Revisión (con estadísticas e informes detallados de tareas anteriores). Además incluye un calendario completo y la posibilidad de sincronizar en la nube.