Quizá te sientas identificado con esta situación: Llegas por la mañana a la oficina, preparas todas las tareas que tienes que realizar para ese día y al finalizar tu jornada no has conseguido cumplir todas. En esos momentos piensas que tu productividad personal no cumple con las expectativas que te habías marcado desde un principio, y te preguntas cómo podrías alcanzar mejores resultados, sobre todo para aprovechar mejor el tiempo y evitar las temidas procrastinaciones.

Antes de dar las soluciones a tu problema, queremos recomendarte una guía gratuita sobre Sistemas CRM, que te resultará muy útil si estás interesado en aumentar la productividad general de la empresa en la que trabajas, mejorando la gestión de los clientes potenciales y actuales.

Cómo decíamos, con el fin de mejorar tu rendimiento personal y evitar que tu trabajo se acumule y al final te sientas frustrado, hemos seleccionado las 4 mejores técnicas de productividad con las que conseguirás realizar un mayor número de tareas y al final del día sentirás que has aprovechado todo el tiempo que disponías.

1| Técnica Pomodoro

Esta técnica consiste en la concentración durante 25 minutos seguidos sin ningún tipo de distracción, después podrás realizar un descanso de 5 minutos. Una vez que se hayan cumplido 4 pomodoros de trabajo, o lo que es lo mismo 100 minutos de tiempo puedes realizar un descanso, pero esta vez de 15 minutos, lo que te dará más libertad para realizar otras funciones lejos del ordenador.

Esta técnica puede ser útil para:

  • Averiguar cuánto tiempo tardas en realizar una actividad, puedes medirlo con los pomodoros.

  • Debes respetar los pomodoros de tiempo y evitar distraerte. Si necesitas abandonar la tarea unos minutos, apunta cuántas veces has tenido que hacerlo.

  • Organiza el tiempo en función de la tarea que tengas que realizar, si es una tarea compleja es posible que el número de pomodoros utilizados sea mayor.

Consejo: Para controlar el tiempo de los pomodoros y los descansos, puedes utilizar una alarma de tu dispositivo móvil o si lo prefieres existen app's que te ayudan a contabilizar el tiempo como Marinara Timer. Esta aplicación funciona como un cronómetro que te permitirá contar los pomodoros activándolos. Además puedes mirar la pantalla para visualizar cuánto tiempo te queda antes de acabar el pomodoro y empezar el descanso.

2| Técnica GTD

Sus siglas corresponden a Getting Things Done. Esta técnica puede ser muy útil para desarrollar un determinado número de tareas a lo largo del día que pueden llegarnos por distintos canales, ya sea vía telefónica, mail…

La técnica GTD se basa en 5 pasos:

  1. El primero de ellos sería el paso de la recopilación: Existen varios medios por los cual nos llegan las diferentes tareas que debemos realizar. Estas tareas llegan por diferentes bandejas de entrada como hemos dicho, por lo tanto es muy importante tenerlas identificadas, ya que nos permitirán recopilar toda las tareas e informaciones que nos van llegando. Para trabajar de manera satisfactoria debemos tener un número de bandejas de entrada que podamos abarcar. De esta forma evitaremos no poder controlar la información que llega.
  1. Paso de procesamiento: La información que nos llega debe ser seleccionada para trabajar con ella. Dependiendo de su grado de importancia la podremos realizar inmediatamente. Puede darse el caso de una acción que necesite ser delegada y que sea realizada por otra persona, aunque necesitemos hacer un seguimiento sobre ella. Si la tarea debe ser desarrollada por nosotros tenemos que asignar una fecha límite para realizar esta tarea y no invertir más tiempo del necesario.
  1. Paso de organización: Este paso debe aplicarse una vez que hayamos reconocido los elementos con los que debemos trabajar, deberemos clasificar los elementos en 4 posibles grupos:
    • Proyectos: Son tareas con las que nos comprometemos de antemano a finalizarlas satisfactoriamente. Es un compromiso que adquirimos.

    • Calendario: Son tareas que tienen una fecha exacta para su finalización.

    • Próximas actuaciones: Son tareas que debemos llevar a cabo pero no tienen una fecha exacta de entrega o finalización.

    • Acciones en espera: Son acciones que deben ser realizadas por terceras personas ya que las hemos delegado. Implican un seguimiento para ver cómo se está realizando su proceso.

  1. Paso de revisión: Es necesario que todos los días antes de comenzar o finalizar nuestras tareas dediquemos unos minutos a su visualización. Esto nos permitirá organizar las tareas para realizar primero aquellas que deben ser realizadas antes. Además podremos realizar un seguimiento de aquellas que ya se encuentran en curso.
  1. Priorización: Este proceso se trata del último de los pasos, lo llevaremos a cabo cuando ya hayamos decidido cuáles son las tareas que vamos a desarrollar durante nuestra jornada. Debemos priorizar nuestras tareas, incluyendo además el factor tiempo. Si somos capaces de combinar estos dos factores podremos planificar nuestra jornada.

3| La técnica de Jerry Seinfeld

Para llevar a cabo esta técnica necesitas un calendario y un rotulador. En el calendario marcarás un día de inicio de una nueva meta que te hayas propuesto. En los días posteriores si has sido capaz de realizar las tareas que te habías propuesto debes tacharlos con una x también.  

Debes ser constante y evitar romper esta cadena con actividades que normalmente no realices todos los días, para acostumbrarte a una jornada multitarea y evitar así fracasar con el fin de alcanzar la meta que te planteaste el primer día.

La finalidad de crear este calendario tiene como objetivo generar una rutina que irás repitiendo día tras día. Si un día no puedes seguir la rutina planteada en vez de marcar con una equis la casilla, coloréala entera, destacará sobre los demás días y te recordará que tienes que volver a la rutina y no abandonarla. Esta técnica hará que logres cabo un hábito diario. Su duración debe realizarse durante un año entero.

Finalmente mide y evalúa los avances que has obtenido, y decide si este método te ha servido para adquirir una rutina diaria en cuanto a hábitos.

4| El método de Jay Shirley

Lo que plantea Jay shirley es un plan de hábitos diarios denominada 'práctica diaria', desarrollado en una plantilla que consistirá en rellenar un párrafo que contiene 3 frases.

  • Debo: A continuación escribir una tarea que tenga que ser realizada con carácter inmediato.
  • Debería: Una tarea que deba ser desarrollada en un espacio de tiempo a largo plazo.
  • Quiero: Una tarea que tengas realmente ganas de realizar.

Lo que te permitirá esta técnica es realizar diariamente tareas que deben ser finalizadas a corto plazo y adelantar aquellas que constan de un plaza más amplio.

Es necesario que realices un seguimiento y evalúes los resultados que has obtenido para ver si finalmente has conseguido todo lo que te propusiste y evitar el agotamiento por exceso de tareas.

Ahora que ya hemos repasado los mejores 4 métodos de productividad que pueden ayudarte a distribuir mejor tu tiempo y evitar que no puedas cumplir los plazos de entrega de tus tareas. ¿Cuál de estas técnicas piensas que te ayudará más?