Las 8 funciones esenciales de un buen sistema de software CRM

Índice

• ¿Necesitas un sistema CRM?
• ¿Cómo elegir el CRM correcto?
• Las 8 funciones esenciales de un buen sistema CRM

El 22% de las empresas no conocen los sistemas de software CRM: ¿tú tampoco?

Si te estás preguntando que es un CRM, se trata de sistema de gestión de clientes (Customer Relationship Management), una herramienta que permite gestionar la relación con los clientes y hace la vida más fácil a los equipos de marketing y ventas, facilita el teletrabajo de tus equipos y coordina la gestión de clientes, conocer las funciones esenciales de un buen sistema CRM te permitirá implementar mejor esta solución en tu empresa.

Para los equipos de marketing, es una buena forma de asegurar que los contactos que ya están calificados para ventas se envían correctamente a este equipo con el fin de convertirlos en clientes. Y ahí no queda la cosa, los equipos de ventas pueden ver en un historial todas las interacciones que ha habido con un determinado contacto. Esto ayuda increíblemente a gestionar mejor el embudo de ventas y a dar las respuestas correctas a los clientes.

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¿Necesitas un sistema CRM?

En la mayoría de los casos, sí.

¿Por qué? La respuesta es sencilla. A pesar de que intentamos hacer las hojas de cálculo con mucho amor para hacer un seguimiento de los contactos con los clientes siempre surge algún problema con ellas.

Si tu empresa actual se mueve a la misma velocidad que en los años 90 aquí queda este post. Para los demás os diré que es cierto que Excel puede hacer un gran trabajo, pero será muy difícil de mantener cuando la usan varios miembros del equipo y tienen que gestionar cientos o miles de clientes/potenciales clientes. En esta etapa es necesario actualizarse y automatizar esta tarea, para esto un CRM es muy útil.

Un CRM permite configurar procesos automatizados para centrarse en lo esencial en vez de llenar tablas y tablas que aportan nada, permite segmentar de múltiples formas a tu base de datos, con ello podrás mejorar la experiencia en las relaciones de tus contactos, consiguiendo acciones más personalizadas.

. Implementar un sistema CRM incluso en una pyme pequeña es la mejor manera de anticipar la fase de crecimiento y prepararse para el futuro. Nosotros en Servilia usamos el CRM de HubSpot.

¿Cómo elegir el CRM correcto?

Hay muchas opciones disponibles en el mercado, pero la elección dependerá de las características de tu empresa. La mejor manera de formar una opinión es discutir con los distintos departamentos de la empresa (marketing, ventas, administración, gestión..). De esta manera obtendrás una visión global de las necesidades, pero además de los hábitos y tareas diarias de los empleados.

Criterios para escoger un buen CRM

• Define y evalúa los objetivos de tu empresa
• Estudia las necesidades tecnológicas
• Decide el tipo de gestión
• Debe ser personalizable y simple
• Tiene que proporcionar informes detallados

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Dicho esto, un buen CRM debería ofrece las siguientes 8 características:

Las 8 funciones esenciales de un buen sistema CRM

• Gestión de contactos. Un CRM debe permitir añadir fácilmente los contactos, organizarlos sin esfuerzo y de forma flexible.
• Fases de venta. Debes poder visualizar de un vistazo todos los contactos, clasificados en función a la etapa del proceso de ventas en el que se encuentren (exploración, calificación de los contactos, envío de propuesta, negociación, venta ganada o venta perdida). Cualquiera que sea el número de pasos, debes de ser capaz de hacer un seguimiento en el CRM y poder mover fácilmente a un contacto de una etapa a otra.
• Tablero de instrumentos diaria. Cada miembro del equipo debe poder visualizar en un panel las cifrás más importantes para su puesto de trabajo como pueden ser: nºde contactos generados y esperados, o nº de clientes...etc.
• Gestión de documentos. ¿Sabías que las personas tardan más de un 30% en buscar las documentos para preparar las ofertas y contestar a las preguntas de sus clientes?. Esta cifra por si sola demuestra la importancia de tener en la empresa una herramienta que ayude a ahorrar tiempo mediante el uso de plantillas (propuestas, comerciales, tipos de correos electrónicos...) y permita un acceso fácil a los documentos de los negocios actuales.
• Captura automática de datos. ¿De qué sirve una herramienta en la que tienes que añadir los datos de los contactos de forma manual?. Tu CRM debe permitir recoger y pre-rellenar los campos más importantes, tales como correo electrónico, teléfono o nombre del contacto.
• Informes. Te debe permitir crear informes automatizados y personalizables a las necesidades de la empresa. Estos informes deben ser fácilmente exportados en diversos formatos.
• Movilidad. Fácilmente accesible a los diferentes dispositivos que uses (ordenador, table, móvil).
• Integración con acciones de marketing. Si tu empresa utiliza un software de marketing realizar campañas de email marketing, por ejemplo tu CRM debe ser capaz de sincronizarse con la plataforma para así poder optimizar mejor el funcionamiento de este dispositivo y el ROI.

Más allá de estas consideraciones, si quieres un consejo, yo elegiría aquella opción que mejore la calidad de la relación con los clientes y por tanto, ayude a aumentar las ventas de la empresa.

Recuerda: "La elección de un buen sistema CRM es un pilar de toda estrategia de marketing digital".

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