Ventajas de usar un sistema CRM de gestión de clientes

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En un CRM puedes disponer de todos los datos de contacto de tus oportunidades de venta, nombre, correo electrónico y número de teléfono, así como cualquier otra información de identificación de una empresa a la que quieras realizar un seguimiento comercial. El sistema CRM también puede agrupar varios contactos de una empresa en una sola cuenta, lo cual es muy útil para que los vendedores puedan hacer una gestión más eficaz cuando conversan con una empresa y quieren tener localizadas todas las conversaciones con diferentes personas dentro de una misma organización.

Más allá de los datos, un CRM te permite hacer un registro de todos los puntos de contacto entre tus agentes comerciales o de ventas y tus clientes o leads, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de voz, y las reuniones llevadas a cabo en persona. Algunos CRM ofrecen la posibilidad de realizar un seguimiento de las etapas de compra y anotar las razones de porqué una venta fue pérdida o fue una venta ganada.

Cualquiera que al trabajar se haya peleado con la gestión de contactos sabe, que un sistema CRM es una herramienta muy valiosa para las empresas que quieren crecer y escalar sus recursos, podríamos decir que prácticamente para todos los negocios. Pero por otro lado, los gerentes de negocios se preguntan si realmente merece la pena la implementación de estos sistemas y la formación que requieren sus empleados.

Desde luego que sí merece la pena, te daremos algunas razones por las que tu negocio necesita un CRM independientemente del tamaño y madurez de su empresa o el sector en el que trabajas.

Algunos beneficios cruciales del uso de un Sistema CRM

1| Es un lugar centralizado para el almacenamiento de datos

En el proceso de venta, la agilidad y facilidad de acceso a la información son factores críticos. Dedicar demasiado tiempo buscando en la bandeja de entrada del email o en el historial de llamadas para localizar un número de teléfono o recordar cuándo fue la última llamada de un potencial cliente es una pérdida de eficacia para un vendedor.. Puede resultar poco fiable y molesto para el cliente, si olvidamos el último punto de contacto y enviamos el mismo correo varias veces o repetimos preguntas.

Un sistema CRM nos proporciona un registro completo y preciso de toda la historia de las interacciones de un gestor comercial con un cliente potencial al que podemos acceder con un solo clic. Ya nunca más tendrás que repetir o reconstruir manualmente la sucesión de interacciones con su oportunidad a lo largo del tiempo.

Tus vendedores también pueden utilizar un CRM para ver la cola de su flujo de ventas y oportunidades, lo que garantiza que siempre conocerán cuál es el estado con la cuenta cliente. Además, el CRM permite que los vendedores puedan filtrar las oportunidades de las que son propietarios y puedan obtener un resumen de alto nivel del estado de todas sus operaciones en curso. Algunos sistemas proporcionan una visión rápida del flujo de ventas de un agente comercial, clasificado por fases de ventas y de este modo creando una previsión de acción.

2| Conversaciones más reales y fluidas con tus clientes

Conversar es una de las acciones más naturales del ser humano. Esta conversión puede llevarse a cabo de diferentes canales, mensajes e idiomas.

Existe una rama del marketing digital dedicada únicamente a diseñar estrategias de conversaciones llamada “marketing conversacional”.

Con el CRM podemos identificar cada una de las comunicaciones enviadas a los clientes y entender qué información es la que desea, qué preguntas le inquietan y desde dónde nos habla. De esta forma adaptamos nuestra conversación a los deseos de nuestros clientes.

3| Mejora la comunicación interna en su empresa

Además de hacer la vida más fácil a los agentes de ventas de forma individual, los sistemas de CRM también ayudan en la comunicación a nivel general de la organización. ¿Qué pasaría si un vendedor está trabajando una oportunidad que otro compañero de departamento contactó dos años antes? ¿Qué ocurriría si uno de los dos está trabajando en el territorio de otro y el único material que tienen es una indescifrable hoja excel que comparten con anotaciones?

Con un sistema CRM, los agentes comerciales pueden evaluar de inmediato lo que ya se ha hecho con un prospecto dado y decidir lo que se hará. De esta manera los vendedores no necesitan comunicarse unilateralmente con otros compañeros de ventas para conseguir información pasada de un contacto, debido a que toda la información ya se mantiene almacenada en el sistema.

4| Facilita la toma de decisiones 

Un CRM facilitará la toma de decisiones, gracias a que mejora la visibilidad de los procesos con datos. Los datos nos permiten obtener el panorama general del estado de la empresa y de cada cliente, y también el estado de todos los procesos puntuales que queramos conocer.

5| Los CRM hacen más fácil la vida de los gerentes

Otra gran ayuda para toda la organización: el CRM estandariza la forma de seguimiento de las actividades e interacciones con el prospecto, lo que agiliza la presentación de informes a los gerentes.

Sin un CRM, el personal de venta puede realizar un seguimiento de las actividades de diferentes formas, lo que dificulta a los gerentes y líderes crear una base de datos estandarizada. Debido a esto, los CRMs hacen uniforme la entrada de datos, es decir, los administradores pueden combinar y analizar los datos entendiendo la situación de la organización de ventas de una manera sencilla.

Mantener un registro de actividad es ventajoso para reducir los problemas cuando un lead pasa de un representante a otro, cuando se produce un cambio de propiedad de vendedores o en la reasignación de una lista de oportunidades debido a la desaparición o baja de un compañero, por ejemplo. Toda la información relevante se anotará y se registrará de manera que tenga sentido para todos los miembros de la fuerza de ventas.

6| Es una herramienta sostenible y escalable si los recursos aumentan.

Es posible que te estés preguntando, "¿No puedo hacer todo esto en una hoja de cálculo de Excel y llamar un día?"

Con uno o dos o cinco clientes, el seguimiento manual de cada interacción es factible. Pero pensemos en el futuro a uno, dos, o incluso cinco años a partir de ahora. Es de suponer que quieras triplicar o cuadruplicar tus ingresos en los próximos años, y el tiempo que tu personal de ventas tendrá que gastar en grabar a los prospectos así como la información del cliente, finalmente ocupará tus días.

Por otra parte, si lo que se deseas es analizar las actividades de tus vendedores con el fin de descubrir qué estrategias o puntos de contacto son los que mejor funcionan (o, francamente, la efectividad de tu fuerza de ventas) realizar una extracción de datos de forma inadecuada junto a múltiples fuentes puede alargar o poner en peligro tu capacidad para obtener una imagen precisa.

En última instancia, hay una pregunta sencilla que debes preguntarte si estás considerando un CRM: ¿Quieres hacer crecer tu negocio? Tú capacidad para hacerlo dependerá de ponerte en contacto con tus clientes potenciales en unos intervalos adecuados y proporcionarles información relevante en el momento correcto, aunque seguramente te resultará dificultoso y más sin un CRM.