7 señales que avisan de que tu empresa necesita un software CRM

Llevar a cabo una estrategia de inbound marketing requiere de un trabajo de seguimiento y cuidado de tus leads, lo que se denomina “lead nurturing” y que permite mantener los puntos de contacto y avanzar en la relación con tus oportunidades de negocio.

Cambiar tus herramientas o procesos puede ser una decisión importante, especialmente cuando ese cambio requiere una inversión financiera.

Si está leyendo esta publicación, probablemente te estás preguntando si el software CRM es una opción para tu empresa. ¿Cómo afectará a tus flujos de trabajo de ventas, marketing o servicios? ¿Cuánto tiempo llevará conseguir amortizar la inversión? Mientras valoras lo que es una evidencia, busca en tu negocio estas siete señales que avisan de que tu empresa necesita un software CRM:

1. Baja eficiencia y/o productividad.

2. Pérdida de colaboración entre departamentos.

3. Contactos de los que nadie se responsabiliza.

4. Análisis de datos deficiente.

5. Baja satisfacción del cliente.

6. Oportunidades de venta perdidas.

7. Crecimiento empresarial rápido

1) Baja eficiencia y/o productividad.

Los procesos manuales como hojas de cálculo y aprobaciones en papel desperdician una cantidad considerable de tiempo. Hay mejores formas de hacer las cosas.

Un CRM reemplaza los procesos manuales al automatizar la entrada de datos y las tareas repetitivas, y al centralizar la comunicación del equipo de ventas relacionada con la cuenta de un cliente en un único panel compartido en lugar de con cadenas interminables de correos electrónicos.

Eso no solo conduce a una mayor eficiencia, sino que también puede mejorar el éxito de las ventas e incrementa los ingresos conseguidos por cada agente comercial.

2) Pérdida de colaboración entre departamentos.

A veces, los departamentos están tan absortos en su trabajo diario que comienzan a perder contacto con lo que están haciendo otros departamentos y de cómo les afectan sus acciones unos a otros. Mientras los clientes o las oportunidades de negocio interactúan con tu empresa, es posible que se sientan rechazados y mal informados porque los mensajes que le llegan desde las diferentes personas le hace pensar que nadie está completamente seguro de cómo manejar sus necesidades.

Un CRM permite a cualquier persona de la organización ver el ciclo de vida de cada cliente o lead y saber exactamente cómo abordar sus necesidades. Esta visibilidad a menudo se logra a través de funciones de CRM , como paneles de control del equipo, una ficha única de contacto con toda la información de las comunicaciones, el uso compartido de archivos enviados al lead, etc.

3) Contactos de los que nadie se responsabiliza.

A veces, los comerciales evitan asumir la responsabilidad por no haber hecho el seguimiento de un contacto “que se quedó en el tintero” porque "no era su trabajo". O peor aún, estás perdiendo la oportunidad de un nuevo cliente porque nadie se hizo cargo de ese lead y no se le contactó.

Un CRM actúa como una base de datos centralizada y proporciona datos precisos sobre cada interacción que tiene con clientes y leads. Esto te permite saber quién, dónde y cuándo alguien se quedó corto en el seguimiento de un potencial cliente. La intención aquí no es culpabilizar a nadie, sino proporcionar una imagen clara de dónde hay cosas para mejorar, optimizar el trabajo comercial, mejorar el rendimiento y conseguir cerrar más ventas.

Algunas plataformas de software CRM tienen herramientas útiles para asignar los nuevos contactos rotando entre los miembros del equipo según criterios que te permiten distribuir el trabajo comercial de forma equitativa o según la experiencia de tus comerciales.

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4) Análisis de datos deficiente.

Crees que conoces a tus clientes y que estas haciendo todo lo posible para atenderlos, pero puede haber algunas cosas que no sepas sobre ellos, seguro que si no tienes acceso a muchos datos, tampoco podrás saber mucho más sobre ellos.

Un sistema CRM puede ayudarte a comprender mejor a tus clientes a través de informes integrados y análisis de datos, en muchos casos en tiempo real y sin dedicar más tiempo y esfuerzos a preparar resúmenes sesgados por quién los elabora. Con estas herramientas, puedes obtener información sobre los hábitos de compra y temporalidad estacional, información demográfica, su comportamiento en medios digitales y algunas preferencias específicas, como su método de comunicación preferido.

5) Baja satisfacción del cliente.

Una experiencia de cliente que no consigue satisfacer a alguien es una puerta abierta para tu competencia. Si has notado que las tasas de satisfacción de tus clientes bajan, hay un mayor volumen de quejas o detectas malas valoraciones en las encuestas de clientes, puede ser el momento de encontrar una solución.

Con un CRM, puedes incorporar un enfoque específico para la gestión de la experiencia del cliente. Por ejemplo, los mejores CRM te permiten interactuar con aquellos clientes que prefieren los canales móviles y redes sociales en lugar de correo electrónico o el teléfono. 

De hecho, te puede ayudar en el proceso, ya que algunos estudios muestran que aumenta la productividad comercial cuando existen puntos de contacto en medios sociales.

6) Oportunidades de venta perdidas.

Si estás haciendo el seguimiento de tus clientes potenciales de ventas manualmente, es posible que te falte un proceso claro para cuidarlos y seguirlos, posiblemente estés detectando que por ello hayas podido perder algunas oportunidades de venta.

Un CRM, especialmente cuando está conectado a un software de automatización de marketing, puede usar reglas de automatización para notificar a tu equipo cuando es el momento oportuno de realizar un seguimiento o establecer contacto con los leads de tu base de datos. No solo eso, sino que gracias a la información almacenada y los registros de comunicación, puedes continuar sin problemas donde se quedaron sus acciones anteriores y agregar valor a una relación que ya se estaba trabajando.

7) Crecimiento empresarial rápido.

Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de las ventajas de un CRM, especialmente cuando están listas para crecer. Como ocurre con muchas herramientas de software, la pregunta suele ser "¿Cómo sé que estoy eligiendo la plataforma correcta?.

Esta es una preocupación normal y habitual, ya que se relaciona con la cantidad de empleados que tienes y el volumen de clientes que estás administrando. Pero gracias a los modelos de precios de software en la actualidad la mayoría de los sistemas CRM pueden crecer en funcionalidad a medida que tu empresa también crece. Si empiezas con dos empleados y aumentan a 200, tu CRM debe poder escalar al mismo tiempo que lo haces tú.

Al sopesar los pros y los contras de elegir un software CRM , es importante considerar los peligros potenciales de gestionar flujos de trabajo en marketing y ventas de forma manual.

Trabajar con un software CRM marketing te permite optimizar las interacciones entre departamentos, mejorar y personalizar la experiencia de tus clientes y obtener un aumento en la productividad y por tanto en los ingresos.